Urgente: Asistente Administrativo de Café y Cacao …, Moyobamba

DESCRIPCIÓN DEL PUESTO Área: Administración del Programa Café/Cacao Objetivo del Puesto:
- Contribuir al desarrollo y a la efectiva comprensión e implementación de procesos y políticas administrativas de Solidaridad y lineamientos específicos de los donantes, siendo un personal clave para el correcto manejo de los recursos del programa en el que se desarrolla FUNCIONES Gestión Administrativa y Cumplimiento:
- Asegurar el cumplimiento y correcta aplicación de las políticas, normas y procedimientos institucionales y de los donantes.
- Garantizar la adecuada gestión y presentación de la documentación administrativa requerida para auditorías internas y externas.
- Apoyar en la elaboración, actualización y difusión de procesos y políticas administrativas de los programas.
- Asegurar la adecuada organización, actualización y resguardo de la documentación digital del programa.
- Encargada de la elaboración de las actas de transferencia de entrega de los insumos, bienes, entre otros, previa coordinación con el equipo del programa.
- Llevar el control (Kardex) actualizado de insumos, bienes, entre otros adquiridos y transferidos por el programa y reportarlo oportunamente a la oficina central.
- Organización digital en el shared drive administrativo, los convenios, acuerdos y otros documentos relacionados al Programa.
- Mantener comunicación oportuna con el área administrativa-financiera sobre temas relevantes de los programas. Gestión de Adquisiciones y Contrataciones:
- Gestionar y dar seguimiento a los procesos de adquisición de bienes y contratación de servicios, asegurando el cumplimiento de los lineamientos institucionales y de donantes.
- Verificar la disponibilidad presupuestal en coordinación con el área financiera.
- Gestionar la documentación contractual y dar seguimiento a su correcta ejecución. Gestión financiera y control presupuestal:
- Controlar, dar seguimiento y monitorear la ejecución financiera y los gastos de los proyectos del Programa Café y Cacao.
- Gestionar la programación de pagos y dar seguimiento a su ejecución en coordinación con el área de tesorería.
- Verificar la consistencia de la información financiera y administrativa vinculada a los proyectos. Gestión de activos y control de recursos:
- Supervisión y validación de la administración y mantenimiento de los bienes, servicios y equipos de procesamiento de datos (equipos de cómputo, impresora, proyector, tablets, vehículos, etc.).
- Supervisar el uso adecuado de equipos, vehículos y otros recursos asignados.
- Asegurar el cumplimiento de los lineamientos institucionales en la gestión de activos y recursos. Mejora Continúa y control interno:
- Asegurar la trazabilidad de los procesos administrativos del programa.
- Identificar oportunidades de mejora en los procesos administrativos y proponer acciones correctivas.
- Velar por el cumplimiento de controles internos y lineamientos institucionales. Y toda otra responsabilidad asignada por SOLIDARIDAD en consonancia con el cargo y los objetivos del programa. PERFIL DEL PUESTO Experiencia Laboral:
- Cuatro años de experiencia como asistente administrativo.
- Experiencia en procesos de contratación de servicios y/o consultorías.
- Experiencia en logística, cotización y organización de eventos.
- Experiencia con trato de productores del sector Café (deseable).
- Experiencia en relacionamiento con organizaciones e instituciones.
- Experiencia en Planificación, organización y priorización de exigencias y tareas concurrentes.
- Experiencia en el uso de aplicaciones informáticas de almacenamiento en línea ( Google Drive, OneDrive, Dropbox, etc)
- Experiencia en el manejo de Kardex (deseable) Formación Académica, grado académico y/o nivel de estudios:
- Profesional Técnico o universitario en carreras de Administración, Contabilidad y/o afines. Conocimientos para el puesto:
- Conocimiento intermedio del idioma inglés (no indispensable).
- Dominio de programas de Microsoft Office a nivel intermedio ( Word, Excel, Powerpoint, etc.) a nivel intermedio o avanzado.
- Deseable trabajo con herramientas online de gestión de proyectos ( Trello, , GanttPro, Canva, etc.).
- Conocimiento en herramientas IA. Habilidades y Competencias:
- Habilidades de comunicación asertiva (oral y escrita) para la comunicación en todos los niveles dentro y fuera de la organización.
- Habilidades para planificar, organizar y coordinar la ejecución de los fondos del proyecto.
- Atención al detalle en los procesos de gestión.
- Capacidad para generar consenso y trabajar eficazmente dentro de un equipo interdepartamental (internacional).
- Iniciativa para proponer mejoras en procesos, proactividad y actitud positiva
- Proactivo(a), organizado(a), flexible, concertador(a).
- Habilidad de trabajo en equipo multidisciplinario.
- Orientado al logro de objetivos.
- Destacado capacidad de redacción. CONDICIONES LABORALES Lugar de Trabajo: Home office, con disponibilidad para viajar a zona de intervención en proyectos de la región. Modalidad y Horario: Modalidad virtual, lunes a viernes de 8am a 5pm. Postúlate en Kit Empleo: kitempleo.pe/empleo/y0vg9